あなたが、もし、
社内の会議に出るのに、

「時間の無駄だな。
　出るの嫌なんだよな。
　他にやらなきゃいけないことが
　いっぱいあるのに。」

と思っているとしたら、
会議のフレームである
議事録のフォーマットを
用意すると効果的に進みます。

なければ
あなた専用のフォーマットを
つくってしまうことをお勧めします。

なぜか。

意味のない会議と思うのは、

あなたが、その会議に出る必要性を
感じていないからです。

会議の前に必要な部分を埋める。
そうすると、
あなたが出席する必要のある会議か
判断できるようになります。

なぜ、会議を無駄だと思うのか

形式的に行っている会議も
数多くあるとあると思います。
そんなときに感じるのが

そもそも、
「何のための会議なのか」
よくわからない。

ということがあります。

あなたが思う会議とは
何のためのものですか？

会議の主目的として、

• 意思決定
• 問題解決
• ブレーンストーミング
• 評価
• 情報共有

が挙げられます。

これら色々な目的があるのに、
上司からの
「会議をするから集まって」
の一言で集められていませんか？

それでは
会議に出る必要性が判断できません。

出た結果、必要のない会議だった。
ということが増えれば、案内が来るたびに
嫌な気分になります。

本来、これは会議を開催する側から
発信しなければいけないのですが、
出てこないのであれば
自分から動くしかありません。

そこで目を付けるのが
議事録のフォーマットです。

この議事録ですが
会議が終わった後に見返し、
認識を間違えないようにする、
欠席者にお知らせをする、
確認書のような存在です。

つまり、
この議事録を見て
会議をしたうえで

何を話し合い、
どんなことが決まったのか、

わからなければ意味がありません。

ですが、
フォーマットは
わかりやすいものになっていますか？
見返してみて、わかりやすいでしょうか。

この議事録を最初にフレーム化してしまえば
書くのも簡単、後で見返してわかりやすい、
といった効果が得られます。

そのフレームの中に
何についての会議か、その目的は何か、
といった項目を作ってしまえばいいのです。

そうすれば、
会議案内が送られてきたときに
「ここまで埋めてください」
と伝えてしまえば、
会議の内容が明確になります。

それを見て判断する。
その流れさえできてしまえば、
案内の議事録を見て判断できてしまいます。

更にフレーム化してしまう利点として
話が本題から逸れ難いということがあります。

会議で話す場合、簡単に脱線します。
そんなときでも、
何について
話すのかといった記載が目に着くと
その内容にフォーカスされるし、
話を元に戻しやすいです。

だから、
無駄な会議が多いと思っている方は、

議事録フォーマットを作り直し、
会議の前にある程度埋めたものを配信する。

こういったことを
提案するといいですよ。

こんな視点で
行動してみてはいかがでしょうか。