あなたが、もし、
　
上司から、
　
「●●の件について、
　情報共有のための会議をします」
　
と言われたとしたら、
どうしますか？
　
素直に出席しますか？
　
出席したとしても、正直、
「なんの話だ？
　よくわからない会議なんて
　出たくないんだけど。」
と思ってしまいますね。
　
この時点で会議に対して、
後ろ向きな姿勢です。
　
どうせなら、
前向きに参加してもらいたいですよね。

そうでなければ
会議自体が後ろ向きになってしまいます。

そのために
必要性を感じる議題に
しておかないといけないんです。

議題の重要性

会社で働いていると、
数多くの会議が開かれます。

当然、出席依頼も多く来ると思いますが
出席する必要あるのか、
判断しにくい依頼が多いです。

会議は世の中の流れとして
減る方向に進んでいると思いますが、
それでもまだまだ多いように感じます。

会議を開く際に
ひとつ、気にしていただきたいのが、
たとえ、会議の時間を限定して
短くしても、参加する人数が増えれば、
積算されて多くの時間を
費やしていることになります。

1時間の会議に8人が集まるだけで、
8時間ですね。

当たり前の計算ですが、
これで1人が1日働く時間となります。

その会議で
1人の1日分の仕事の時間を
使用していることになります。

ということは
会議にそれ以上の価値がなければ、
時間の無駄であり、
経費の使いすぎということが言えます。

どうでしょうか？
積算するとかなりの時間になりませんか？

積算時間をベースに考えると、
例えば、
情報共有にしても、
その場でその情報を読み上げる、
なんてことをしていると
それこそ時間の無駄です。

会議までに読んできてもらい、
疑問点や不明点を話し合うようにしないと
それこそ、
共有するだけで時間が必要となります。

最近では
会議をするにあたり、
どれだけのコストが発生しているか、
といったことまで目に見えるように
なっている会社もあるようですね。

だから、
皆の時間を大事にするのためにも、
会議の前に
議題が参加者に伝わるのが最も大事です。

何を決めるために会議をするのか、
ゴールをわかりやすく
明示できるといいですね。

議題さえわかれば
会議に参加する理由だってハッキリするし、
何に協力できそうか、
ということも判断できますよね。

もちろん、
一人ではできないことをするので
必要な会議はあります。

しかしながら、
業務がある中で時間を割いて集まるので
そのあたりを考慮する必要がありますね。

こんな視点で
行動してみてはいかがでしょうか。

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